Assistant.e Administratif.ve et Budgétaire Trilingue - CDI (F/H)

BMW GROUP EN FRANCE : QUI SOMMES-NOUS ?

En tant qu’acteur majeur de l’industrie, de la distribution et du financement automobile, nous plaçons l’humain au cœur de notre organisation et réinventons chaque jour la mobilité de demain. Avec nos marques fortes (BMW, MINI, BMW Motorrad et BMW i), nous bénéficions d’un positionnement Premium et disposons d’un réseau de concessionnaires indépendants.

Filiale commerciale de BMW Group France, BMW France assure l’importation, la commercialisation et la promotion des véhicules, pièces de rechange et accessoires au travers de son réseau de concessionnaires exclusif. Au service des quatre marques, ses 400 collaborateurs s’investissent au sein de métiers variés tels que la vente, le service clientèle, le marketing, le développement réseau, la qualité, la finance ou encore l’IT.

CE QUE VOUS FEREZ AU QUOTIDIEN ?

Au sein du Centre d’Essais de Miramas et rattaché(e) au Chef de Centre, vous êtes l’interlocuteur. trice principal.e des équipes locales du Centre d’Essais sur la gestion du budget courant, vous gérez les relations fournisseurs en lien avec la facturation, vous réalisez le suivi du budget. En outre, vous assistez le Chef de centre dans la gestion de workshop, la préparation des présentations et la rédaction des comptes-rendus de réunions.

À ce titre, vos principales missions sont les suivantes :

GESTION DU BUDGET

• Réaliser les documents de cadrage avant toute demande de prestation (process COIN et PAINTS).
• Faire créer les contrats cadre avec les prestataires récurrents sur 3-5 ans, après avoir analyser les besoins avec le service Facility Management.

A partir des éléments communiqués par les équipes Facility Management, ou en fonction de leurs besoins, initier la commande auprès des fournisseurs :

• Vérifier les tarifs (vis-à-vis des guidelines groupe/grilles tarifaires – taux horaire exemple et également les prix marchés).
• Réceptionner et instruire les devis dans les outils SAP et COUPA.
• Contrôler les données du compte fournisseur avant chaque commande avec les équipes comptabilités de BMW France ; collecter les informations nécessaires pour la création du compte fournisseur si nécessaire.
• Enregistrer les devis dans le fichier Excel de suivi des commandes (fichier de reporting).
• Transmettre le numéro de bon de commande au fournisseur et réceptionner les factures.
• Vérifier le budget restant avec les Achats et le Controlling et l’animer avec proactivité auprès des équipes sur site (alerter sur l’évolution des enveloppes budgétaires).
• Réaliser le suivi du budget et communiquer le prévisionnel lors des Forecasts I et II aux équipes locales (France) et en central (Allemagne).

ADMINISTRATIF

• Accompagner le Chef de centre dans l´organisation et l´animation des Workshops.
• Préparer les présentations sous Powerpoint ou à l´aide de tout autre outil digital « agile » type think cell., etc.., en langue française, allemande et anglaise.
• Etablir les comptes-rendus en langue Française, Allemande et Anglaise des réunions et les communiquer aux différents interlocuteurs internes/externes.
• Commander ponctuellement des traductions de documents (en français et en allemand) pour l’administration générale.
• Être l’interlocuteur. trice du prestataire de la restauration d’entreprise sur les sujets de la satisfaction collaborateurs, la création de comptes pour les nouveaux arrivants, les demandes spécifiques (commandes de prestations extra).
• Administrer le stock du matériel de bureaux.
• Gérer la relation avec les hôtels identifiés via le contrat cadre logistique, afin de garantir la qualité de prestation et le nombre suffisant de places pour les visiteurs du Centre d’Essai.
• Réaliser les tâches administratives garantissant le bon fonctionnement du centre d’essais et assurer le back up du poste de « Chargé.e des Affaires liées aux Collaborateurs et du Suivi des Investissements ».

ET SI C’ÉTAIT VOUS ?

De formation supérieure BAC+2/3 de type BTS SAM (Support à l’Action Managériale) ou BTS GEA (Gestion des Entreprises et des Administrations) ou encore BUT GACO (Gestion Administrative et Commerciale des Organisations), vous justifiez d’une expérience de 5 ans minimum confirmée sur un poste similaire.

Vos savoir-être : esprit de synthèse, précision, rigueur, adaptabilité, respect de la confidentialité, bon relationnel.

Vos savoir-faire : maîtrise des outils SAP et COUPA, maîtrise des processus financiers, comptabilité et achats., pratique courante de l’allemand et de l’anglais (niveau B2 minimum).

POURQUOI REJOINDRE LE BMW GROUP EN FRANCE ?

En tant que BMW PEOPLE, préparez-vous à rejoindre un Groupe avec :

• Un environnement de travail agréable et moderne >> découvrez nos locaux ici.
• Une politique Qualité de Vie Travail dynamique, avec des dispositifs liés à la parentalité, au sport, …).
• Une flexibilité dans vos horaires avec une possibilité de réaliser jusqu’à 12 jours de télétravail par mois.
• Un large panel de métiers qui offre des opportunités d’évolution professionnelle.
• Un package de rémunération attractif composé de votre salaire de base sur 13 mois, d'une prime individuelle annuelle sur objectifs et deux primes d’intéressement et de participation.

PRET A NOUS REJOINDRE ?

Si vous êtes arrivé.e jusqu'ici, c’est que vous avez tout lu et que vous êtes encore plus motivé.e qu'au début de votre lecture ! Alors n’attendez plus, envoyez-nous votre CV et partagez-nous vos motivations ! Nous n'attendons pas une lettre de motivation formelle, mais quelques convictions personnelles fortes, restez concentré.e sur le caractère impactant de votre message. En retour, nous vous assurons que celui-ci sera lu avec attention et qu’il pourra faire la différence.

Le processus de recrutement est simple : si votre profil correspond aux attentes pour le poste, vous serez recontacté.e pour un entretien de pré-qualification par téléphone. Cette étape vous offrira la possibilité de décrocher un rendez-vous pour un entretien avec nos équipes.

Rejoignez-nous pour faire bonne route !